Pienen yrityksen viestintä – kuinka viestiä tehokkaasti rajallisilla resursseilla?

Laajat viestintästrategiat, tiedottamisen vuosikello ja sisältömarkkinointitiimi. Kun puhutaan yritysviestinnästä, oletetaan usein yrityksen käytössä olevan vähintään kokonaisen viestintätiimin verran henkilöstöä vastaamassa PR:ästä ja tiedottamisesta. Monella pienellä ja keskisuurella, vasta kasvuvaiheessa olevalla yrityksellä todellisuus on usein toinen. Viestinnästä vastaa usein yksi tehtävään nimitetty henkilö tai vaihtoehtoisesti toimitusjohtaja itse.

Jos resurssit ovat tiukoilla, ei ensimmäisenä mielessä ole välttämättä tiedotusstrategian laatiminen seuraavalle 12 kuukaudelle. Viestintää ei kuitenkaan kannata kokonaan unohtaa, sillä tehokas viestintä tukee yrityksen kasvutavoitteita monella tapaa.

Miksi pienenkin yrityksen kannattaa viestiä?

Vaikka viestintä ei olekaan kasvavan yrityksen ykkösprioriteetti, on tehokkaasta viestinnästä hyötyä myös yrityksen liiketoiminnalle. Viestinnän avulla saat rakennettua esimerkiksi tietoisuutta yrityksestäsi laajemmassa yleisössä. Myös brändin rakentaminen vaatii viestintää yrityksesi toiminnasta, kulttuurista ja arvoista. Vahvan brändin avulla kasvatat asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta yritykseesi ja tällä on suuri vaikutus esimerkiksi asiakashankinnalle ja myynnille. Sillä mitä yritys ulospäin viestii, on myös suuri vaikutus työnantajamielikuvaan. Jos olet onnistunut rakentamaan vahvan brändin, myös osaavan ja sitoutuneen työvoiman palkkaaminen helpottuu.

Vinkit pienen yrityksen viestintään

Viestintä on siis tärkeää kasvavalle yritykselle, mutta sen hoitaminen saattaa tuntua vaikealta, jos resurssit ovat pienet. Cision kokosi muutaman vinkin, jotka auttavat pientäkin yritystä viestimään tehokkaasti.

Suunnittele etukäteen

Vaikka resurssit eivät riittäisikään 12 kuukauden viestintästrategian luomiseen, kannattaa muutama asia suunnitella etukäteen. Merkkaa itsellesi kalenteriin esimerkiksi

• tulevat tuotelanseeraukset
• tapahtumat ja messut, joille yritys on osallistumassa
• uusien myymälöiden avaukset
• muut uutisoimisen arvoiset asiat, kuten nimitykset (jos etukäteen tiedossa), laajentamiset, muutot, mainoskampanjat yms.

Kun tärkeimmät asiat on valmiiksi merkitty kalenteriin, ne eivät tule yllätyksenä, vaan voit valmiiksi varautua ja suunnitella näistä asioista viestimistä.

Myös jonkinlaista julkaisuaikataulua on hyvä suunnitella. Jos yrityksesi on aktiivinen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, YouTubessa tai omassa blogissa, mieti etukäteen, kuinka usein julkaiset uutta sisältöä kanaviisi. Ole realistinen, jos et ehdi julkaista uutta sisältöä viikottain, sitten julkaiset sitä kuukausittain. Julkaisujen tiheydellä ei niinkään ole merkitystä, kunhan vain julkaiset uutta sisältöä säännöllisesti. Jos mahdollista, kannattaa myös miettiä sisältöaiheet kuukaudeksi tai pariksi etukäteen, jotta itse sisällön tuottaminen kävisi helpommin.

Satsaa omiin viestintäkanaviin

Sosiaalinen media, yrityksen kotisivut ja yrityksen blogi ovat tärkeässä osassa kasvavan yrityksen viestintää. Omissa kanavissaan yritys voi julkaista erilaista sisältöä matalalla kynnyksellä. Esimerkiksi kaikki yrityksen tapahtumat, kampanjat ja lanseeraukset kannattaa ehdottomasti julkaista omien kotisivujen uutisosiossa. Kotisivuilla kannattaa julkaista myös muuta viestintään liittyvää sisältöä, jolla ei ehkä ole varsinaista uutisarvoa, mutta joka on yrityksen toiminnan kannalta tärkeää. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi uudet työpaikkailmoitukset tai vaikka työntekijätarinat, jotka auttavat rakentamaan työnantajamielikuvaa.

Omia blogitekstejä ja yrityksen uutisia kannattaa jakaa myös yrityksen some-tileillä. Somessa kannattaa jakaa myös muuta yrityksen arvoja ja brändiä tukevaa sisältöä, kuten valokuvia toimiston arjesta, kuvia uutuustuotteista tai vaikka asiakastarinoita.

Kun jotain tapahtuu, lehdistötiedote on paikallaan

Pienikin yritys hyötyy medianäkyvyydestä. Median kautta omalle yritykselle saa huomattavasti enemmän näkyvyyttä kuin esimerkiksi uutisen jakamisella omissa kanavissa. Onnistuneesti mediassa läpi mennyt tiedote saattaa tulla kymmenien tai satojen tuhansien ihmisten tietoon ja poikia useita yhteydenottoja esimerkiksi potentiaalisilta asiakkailta. Siksi kaikista uutisoimisen arvoisista asioista kannattaa laatia myös lehdistötiedote. Ohjeita hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja lehdistötiedotteen oikeaan ajoitukseen löydät täältä.

Tiedotteen jakeluun kannattaa myös kiinnittää huomiota. Hyvinkin kirjoitettu tiedote voi mennä hukkaan, jos se ei koskaan päädy oikeiden vastaanottajien näkyville. Kannattaakin kerätä itselleen lista relevanttien medioiden toimituksista ja toimittajien yhteystiedoista, jotta voit lähettää tiedotteen suoraan oikean henkilön sähköpostiin.

Vaihtoehtoisesti voit turvautua lehdistötiedotteiden osalta ammattilaisen apuun. Esimerkiksi me Cisionilla hoidamme myös tiedotteiden kertajakelua. Kun haluat varmistaa, että tiedotteesi päätyy oikeaan osoitteeseen ja saa maksimaalisen määrän näkyvyyttä, tutustu kertajakelupalveluumme.

Pitchaa juttuaihetta toimittajalle

Yrityksen ei tarvitse olla satoja henkilöitä työllistävä konserni, jotta toimittajat voisivat kiinnostua siitä. Etenkin paikalliset ja alakohtaiset mediat julkaisevat mielellään uutisia ja artikkeleita myös pienemmistä, kasvavista toimijoista. Toimittajat arvostavat yhteydenpidon tapana eniten juuri lehdistötiedotetta, mutta juttuideoita on mahdollista pitchata myös suoraan toimittajille.

Avainasemassa juttuaiheen pitchaamiseen ovat hyvät mediasuhteet, joita myös pienen yrityksen kannattaa rakentaa, omien resurssiensa mukaan. Ohjeita hyvien mediasuhteiden rakentamiseen voit lukea täältä. Lisäksi aiemmasta blogipostauksestamme voit lukea vinkkejä myös juttuaiheiden pitchaamiseen sähköpostin avulla.

Kannattaa kuitenkin muistaa kohtuus myös pitchaamisessa. Jos oma aikataulusi on kiireinen, niin on myös toimittajan. Älä siis pommita journalistia jatkuvasti uusilla juttutarjouksilla, vaan mieti etukäteen muutama kiinnostava juttuaihe ja lähetä ne toimittajalle yhdessä viestissä.

Lopuksi

Vaikka yrityksellä ei olisikaan mahdollisuutta panostaa viestintään suuria summia, on viestintää mahdollista hoitaa hyvin ja yrityksen eduksi myös pienellä satsauksella. Suunnittele etukäteen, hyödynnä yrityksen omia kanavia ja ole yhteydessä mediaan joko tiedotteiden tai henkilökohtaisempien pitchausten avulla aina tärkeämpien uutisten osuessa kohdalle. Viestinnän avulla rakennat brändiäsi ja herätät luottamusta sidosryhmissäsi. Näin viestintä avittaa myös yrityksesi kasvua.

Jos kaipaat apua tiedotteiden jakelussa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Meiltä saat myös yksittäisten tiedotteiden kertajakelun niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Lue lisää kertajakelusta täältä.