Sähköposti on osa lähes jokaisen toimittajan, vaikuttajan ja viestijän työpäivää. Se onkin yksi tärkeimmistä viestintäkanavista ja esimerkiksi toimittajiin kannattaa useimmiten olla yhteydessä sähköpostitse puhelimen sijaan.

Koska sähköpostia käytetään päivittäin paljon, saattaa sähköpostilaatikko kuitenkin täyttyä nopeasti turhasta spämmistä ja viesteistä, jotka eivät välttämättä edes ole relevantteja vastaanottajalle. Moni klikkaakin itselleen turhaksi kokemansa sähköpostit suoraan roskakoriin tai arkistoon. Tämä tietenkin aiheuttaa haasteita esimerkiksi viestijöille, jotka haluavat pitchata toimittajia tai vaikuttajia sähköpostitse.

Me Cisionilla kokosimme 8 vinkkiä onnistuneempaan sähköpostipitchaukseen. Näiden ohjeiden avulla parannat pitchaustesi ja uutiskirjeidesi mahdollisuutta tulla huomatuksi.

Etsi viestillesi oikeat vastaanottajat

Tärkeintä on löytää suuresta toimittajien, medioiden ja vaikuttajien joukosta ne, joita sanomasi oikeasti kiinnostaa. Cisionin tietokannat ovat tässä hyvänä apuna. Kauttamme löydät laajan joukon sekä kotimaisia että ulkomaisia medioita, vaikuttajia ja päättäjiä. Tietokannastamme löydät yhteystietojen lisäksi myös tietoa esimerkiksi siitä, mistä aihepiireistä kyseinen toimittaja on kiinnostunut kirjoittamaan. Näin voit valita viestillesi oikean vastaanottajan, joka on kiinnostunut kuulemaan aiheesta lisää. Tietokannoistamme pääset lukemaan lisää täältä.

Jos käytössäsi ei ole Cisionin media– tai yhteiskuntasuhdetietokantaa, kannattaa siinäkin tapauksessa kiinnittää huomiota oikeiden yhteyshenkilöiden löytämiseen. Tutki toimittajien ja vaikuttajien aiemmin tuottamaa sisältöä ja perehdy heidän työhönsä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa. Näin voit muodostaa käsityksen siitä, millaiset asiat heitä kiinnostavat.

Lähetä ainoastaan relevanttia sisältöä

Kun olet tehnyt taustatyön hyvin ja valinnut oikeat henkilöt sähköpostin vastaanottajiksi, mieti tarkasti sähköpostisi sisältö. On tärkeää lähettää ainoastaan sellaista sisältöä, joka on vastaanottajalle relevanttia. Älä lähetä turhia liitteitä sähköpostisi mukana ja pidä tekstiosiokin tiiviinä ja asiapitoisena.  Mieti, mikä osa viestistäsi on vastaanottajan kannalta kaikista tärkein ja sijoita se viestisi kärkeen.

Kannattaa myös asettua viestin vastaanottajan asemaan ja miettiä, mitä haluat tämän tekevän viestisi luettuaan. Toivotko tämän ottavan sinuun yhteyttä ja kysyvän lisätietoja? Kerro tämä viestisi lopussa selkeästi ja anna vastaanottajalle myös tiedot siitä, miten ja milloin sinut parhaiten tavoittaa.

Uutiskirjettä lähettämässä? Pitäydy valitsemassasi aikataulussa

Säännöllinen uutiskirje on tärkeä osa yhä useamman yrityksen viestintää. Jos organisaatiollanne on tapana lähettää tietyin väliajoin uutiskirje asiakkaillenne tai muille sidosryhmillenne, on tärkeää pysytellä sovitussa aikataulussa. Kirjeen tilaajat odottavat saavansa uutiskirjeen tietyin väliajoin. Jos luvattu viesti ei saavu tai jos yritys lähettelee sähköpostia selvästi luvattua useammin, saattaa lukijan luottamus yritykseen horjua.  Valitse siis uutiskirjeellesi sopiva aikataulu ja pitäydy siinä.

Ajoituksella on merkitystä

Sähköpostin, aivan kuten lehdistötiedotteenkin lähetysajankohdalla on merkitystä. Sähköpostia ei kannata lähettää viikonloppuna tai illalla, mutta myös esimerkiksi maanantai ja perjantai saattavat olla lähetyspäivinä huonoja. Maanantaina viikonlopunvietosta töihin palannut toimittaja tai vaikuttaja ei välttämättä ehdi tarttua viestiisi. Perjantaina puolestaan viikonloppu siintää jo monen mielessä. Jos mahdollista, ajoita siis viestisi tiistain ja torstain väliin. Myöhään iltapäivälläkään ei välttämättä kannata lähettää reagointia vaativia sähköpostipitchauksia, sillä moni lähtee mieluummin ajallaan kotiin kuin jää lukemaan viestijältä saapunutta tiedotetta tai juttuideaa. Ajoita siis viestisi aamupäivään, jos haluat vastaanottajan jakamattoman huomion.

Kenen nimissä viesti lähetetään?

Yksityiskohdat ratkaisevat, kun haluat saada viestisi vastaanottajan reagoimaan. Etenkin yrityksen puolesta viestittäessä kannattaa viestin lähettäjä -kenttään kirjoitettava nimi miettiä huolella. Keneltä vastaanottaja haluaa saada viestin ja kenen sanalla on eniten painoarvoa? Olisiko parempi viestiä viestintäjohtajan vai yrityksen nimellä? Vai kannattaisiko lähettäjäksi merkitä vastaanottajan henkilökohtaisen asiakasneuvojan nimi? Toisaalta kannattaa muistaa myös se, että lähettäjäksi merkityn henkilön tulee olla valmiina vastaamaan myös mahdollisiin yhteydenottoihin. Toimitusjohtajan nimeä ei siis kannata laittaa lähettäjäksi, jos tällä ei ole todellisuudessa aikaa vastata puhelimeen tai sähköpostiin.

Älä käytä caps lockia tai huutomerkkejä viestin otsikossa

Yksityiskohdat saattavat ratkaista viestisi kohtalon, sillä esimerkiksi caps lockeilla kirjoitettu viestiaihe päätyy helposti suoraan roskapostikansioon. Samoin huutomerkkien käyttöä kannattaa harkita tarkasti, sillä monet sähköpostiohjelmat leimaavat useita huutomerkkejä sisältävät otsikot suoraan spämmiksi. Pahimmassa tapauksessa nämä pienet asiat estävät viestisi perillemenon. Siksi yksityiskohtiin kannattaa kiinnittää huomiota.

Lähetä uutiskirje sekä HTML-versiona että Plain text -versiona

Vaikka käyttäisitkin paljon aikaa uutiskirjeesi visuaaliseen muotoiluun, kannattaa silti antaa lukijalle mahdollisuus lukea viesti myös muotoilemattomana tekstiversiona. Kaikki sähköpostiohjelmat eivät tue monimutkaista koodia sisältäviä ulkoasuja.

Jos pitchaat toimittajaa tai vaikuttajaa henkilökohtaisesti, viesti kannattaa lähettää suoraan sähköpostin viestikenttään kirjoitettuna. Näin kannattaa toimia pitchauksessa, vaikka vastaanottajia olisikin useita. Suoraan viestikenttään kirjoitettu viesti saattaa tuntua helpommin lähestyttävältä kuin yrityksen väreihin brändätty hiottu ulkoasu. Varsinkin, jos haluat vastaanottajan vastaavan viestiisi, kannattaa se lähettää mahdollisimman yksinkertaisessa muodossa.

Tee tarpeen mukaan muutoksia vastaanottajalistaan

Vaikka lähettäisitkin usein toimittajille tai vaikuttajille pitchauksia samasta aiheesta, kannattaa vastaanottajalista käydä jokaisella kerralla huolellisesti läpi. Näin pidät huolta siitä, että lähetät vastaanottajille aina relevanttia sisältöä.

Cisionin tietokantojen avulla tavoitat aina oikeat henkilöt tiedotteillesi ja sähköposteillesi. Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää media- ja yhteiskuntasuhdetietokannoistamme, ota meihin yhteyttä. Kerromme mielellämme lisää.

 

Iida-Emilia.lehtonen@cision.com'

About Iida-Emilia Lehtonen

Iida vastaa Cision Finlandin markkinoinnista ja viestinnästä. Hän on kiinnostunut etenkin strategisesta sisällöntuotannosta ja siitä, miten analytiikkaa voi hyödyntää viestinnän mittaamisessa ja kehittämisessä.