Monet yritykset käyttävät erilaisia mediajakelutyökaluja oman yrityksensä viestinnän tukena, mutta yksi käyttäjäryhmä poikkeaa muista perusteellisesti – nimittäin viestintätoimistot. Kun mediatyötä tehdään usealle eri asiakkaalle, on esimerkiksi tiedotejakelun pelattava saumattomasti.
“Usein ajatellaan, että sähköpostitse välitetty tiedote tavoittaa paremmin. Vaikka henkilökohtainen kontakti on juttuaihetta pitchatessa välttämätön, voi tiedote kadota roskapostin uumeniin pelkän sähköpostilistan kanssa pelatessa. Mediajakelutyökalut ovat tietoturvallinen tapa välittää tietoa tarvittaessa hyvin isollekin vastaanottajajoukolle,” viestintätoimisto Netprofilen konsultti Hanna-Maria Lifländer muistuttaa.
Medialistojen ylläpitäminen esimerkiksi Excelissä on työlästä ja parhaimmillaan GDPR:n kannalta hankalaa. Jos työtä tulisi tehdä usean keskenään hyvinkin eri toimialan yrityksen puolesta, kasvaa työmäärä entisestään. Mediatietokannasta löytyy valmiiksi toimitusten ja yksittäisten toimittajien kontaktit luokiteltuina toimialojen tai kiinnostuksen kohteiden mukaan.
“Lähtökohtaisesti tiedote kannattaa lähettää vain aihepiiristä kiinnostuneille toimittajille, joten tämä on vaivaton tapa rajata kohderyhmää. Työkaluja tutkiessa kannattaa kiinnittää huomiota myös omiin kohdemarkkinoihin, jotta käyttöönsä saa laadukkaat kontaktit jokaiseen maahan”, Lifländer vinkkaa.
Julkaisutyökalun kautta tiedotteet saa yhden klikkauksen kautta kaikkialle – niin toimittajien sähköpostiin kuin omalle verkkosivulle tai sähköiseen uutishuoneeseen. Digitaalinen jalanjälki helpottaa vanhojen tiedotteiden löydettävyyttä silloin, kun toimittajat tekevät taustatyötä esimerkiksi tulevaa haastattelua tai juttuaihiota varten.
Tarkoituksenmukaiset työkalut tuovat rakennetta mediatyöhön
Jakelutyökalun hyödyntäminen mahdollistaa myös muut digitaalisen viestinnän herkut, kuten analytiikan, automaation ja tiimityön. Esimerkiksi tiedotteen kiinnostavuutta voi seurata sen perusteella, kuinka moni viestin saaneista on klikannut sen auki. Ja kun kaikilla on työkaluun pääsy, on tiedote helppo työstää yhdessä luonnosvaiheesta lähetyskuntoiseksi versioksi.
“Lisäksi esimerkiksi tiedotteiden ajastaminen on hyödyllinen ominaisuus silloin, kun matkaan pitäisi saada useita eri kieliversioita eri aikavyöhykkeillä. Näin virheen riski pienenee ja viesti saadaan välitettyä samanaikaisesti kaikille tarpeellisille tahoille,” Lifländer sanoo.
Omalle yritykselle sopivaa ratkaisua kannattaa alkaa seuloa itselle kriittisten ominaisuuksien kautta – mitä muuta on tarpeen saada aikaan? Esimerkiksi mediaseuranta on monelle viestintätoimistolle tuikitarpeellinen. Lisäksi joissain mediajakelutyökaluissa on mahdollisuus seurata omaan tai asiakkaan yritykseen liittyviä keskusteluita ja tavoittaa vaikuttajia.
“Kannattaa vertailla tarkkaan itselle tarpeelliset ominaisuudet, jotta työkaluissa ei tule liikaa päällekkäisyyttä. On helppoa, jos mahdollisimman moni toiminto löytyy yhden kirjautumisen takaa. On myös hyvä kysyä, kuinka aktiivisesti työkalua kehitetään, jotta se pysyy hyödyllisenä ja ajantasaisena jatkossakin”, Lifländer vinkkaa.
