Maria Leijon: Näin päivitämme mediatietokantaamme

Käyttämällä maakohtaisia mediatietokantoja tavoitat haluamasi vastaanottajat kohdemaassasi. Cisionilla paikallisten tutkimustiimien luomat tietokannat yhdistetään yhdeksi maailmanlaajuiseksi mediatietokannaksi. Näin saat globaalin kattavuuden paikallisella tarkkuudella. 

Kuinka mediatietokantamme pidetään ajan tasalla, miten GDPR-säännökset vaikuttavat tutkimustiimien arkeen ja millä tavalla asiakkaat hyötyvät ylläpitämistämme tietokannoista? Pyysimme Cisionin Maria Leijonia vastaamaan näihin kysymyksiin ja viemään meidät kulissien taakse tutustumaan tutkimusryhmänsä työhön. Maria vastaa Cisionin pohjoismaisesta tutkimustiimistä ja pohjoismaisesta tietokannasta. 

”Tavoitteenamme on kaikki maailman tiedotusvälineet ja kontaktit kattava tietokanta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että reagoimme jokaiseen pyyntöön tai huomautukseen puuttuvasta kontaktista tai mediasta. Näin teemme tietokannastamme entistäkin paremman, laajemman ja kattavamman.” 

Cisionin pohjoismainen tutkijaryhmä koostuu neljästä ammattilaisesta. Tällä hetkellä he työskentelevät kotoa käsin, mutta ennen pandemiaa heidät löysi Tukholman konttoriltamme. Nämä ammattilaiset vastaavat kaikesta Cisionin globaalin tietokannan pohjoismaisesta datasta ja lisäksi Grönlannin ja Färsaarten osioista. 

Maria kertoo tiimin seuraavan tarkasti kaikkia Cisionin kautta lähetettyjä viestejä pitääkseen tietokannan jatkuvasti päivitettynä. Kaikki viestit, jotka eivät saavuta vastaanottajaansa, kertyvät automaattisesti niin sanottuun byline-raporttiin. Raportin avulla voidaan käydä läpi vanhentuneet yhteystiedot ja etsiä uusia kontakteja näistä medioista. Tutkimustiimin jäsenet seuraavat aktiivisesti media-alan nimitysuutisia ja muutoksia sekä oman mediaseurantamme avulla että alan julkaisuista. 

Lue lisää mediatietokannastamme

”Olemme joka vuosi suoraan yhteydessä kaikkiin tietokannastamme löytyviin 25 000 pohjoismaiseen kontaktiin. Lähetämme toimittajille heidän tietokannastamme löytyvät yhteystietonsa, jotka pyydämme päivittämään. Tämä sujuu yleensä mutkattomasti, koska on kaikkien osapuolten edun mukaista pitää tiedot ajan tasalla.” 

Cision on luotettava 

Systemaattisesti päivitetty, molempia osapuolia palveleva mediatietokanta tekee työstäni palkitsevaa, Maria kertoo. Hän myös uskoo Cisionin pitkän työn tietokannan parissa rakentaneen luottamuspääomaa, jota on tärkeää ylläpitää. Kun lähetät tiedotteesi tunnetun ja Pohjoismaissa jo asemansa vakiinnuttaneen Cisionin kautta, myös toimittajat vakuuttuvat siitä, että lähetyksen takana on todellinen yritys ja sisältö on uskottavaa. 

Toimittajat luottavat Cisionin brändiin ja antavatkin mielellään yhteystietonsa mediatietokantaamme, sillä he hyötyvät yhteistyöstä itsekin. Kun toimittaja näkee tiedotteen tulleen Cisionin kautta, hän tietää sen olevan aito ja lukee sen mielellään. 

Meidän ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen, mutta pidämme sen liikkeessä  

Maria on työskennellyt Cisionin palveluksessa jo vuosien ajan ja hän korostaakin, että tietokantaa on jatkuvasti täydennetty ja hiottu. Pitkä ja systemaattinen työ on avain mediatietokannan toimivuudelle. Koska tietokanta on luotu jo vuosia sitten ja se pitää sisällään jo hyvän määrän toimittajia ja toimituksia, sitä ei enää tarvitse lähteä rakentamaan tyhjästä.
Voimme keskittyä tietokannan ylläpitämiseen ja sen varmistamiseen, että tietokannasta on hyötyä käyttäjilleen. Jos Cisionin ulkopuolinen taho on itse löytänyt tietokannastamme puuttuvan, esimerkiksi jonkin pienemmän median, lisäämme sen sinne pyynnöstä. Sisäinen tutkijaryhmämme on tietysti erittäin kiinnostunut 
media-alasta, joten olemme hyvin ajan tasalla siellä tapahtuvista muutoksista. Pyrimme myös ennakoimaan ja löytämään aina uusia kontakteja ja muutoksia mediakentällä.

Marian tiimi tekee myös kansainvälistä yhteistyötä muiden Cisionin tutkimusosastojen kanssa. Tiimit voivat tehdä pyynnöstämme erilaisia aihehakuja, esimerkiksi kartoittamalla uudelle asiakkaalle pohjoisamerikkalaisia medioita alueelta, jossa heidän konttorinsa sijaitsee. Haut voivat olla suuria tai pieniä: etsimme yksittäisiä toimittajia, jotka seuraavat innovointia Euroopassa tai löydämme juuri oikeat kohdemediat hamstereista kiinnostuneille. Autamme kaikkia pohjoismaalaisia asiakkaitamme löytämään oikeat kohdemediat eri puolilta maailmaa.   

Varauduimme GDPR–säännöksiin 

GDPR on luonnollinen kumppani tutkimusosastolle, joka työskentelee henkilötietojen kanssa päivittäin. Marian mukaan GDPR ei kuitenkaan tuonut juuri mitään suuria muutoksia pohjoismaiselle tutkimusryhmälle. Heillä oli jo ennestään käytössään rutiini, joka sisälsi automaattisen yhteydenoton kaikkiin kontakteihin ja tiedotusvälineisiin kerran vuodessa. Se antoi myös yksittäisille kontakteille mahdollisuuden kieltää yhteystietojensa käyttö mediatietokannassamme. Olemme jo pitkään olleet säännöllisesti yhteydessä kaikkiin tietokannastamme löytyviin henkilöihin ja ilmoittaneet heille, mitä tietoja heistä julkaisemme.