Mediasuhteiden luominen ei ole helppoa – kokeneimmillakin viestinnän ammattilaisilla on välillä vaikeuksia muodostaa yhteys toimialansa keskeisiin toimittajiin huolellisesta taustatyöstä, laadukkaasta materiaalista ja sinnikkäistä follow-up-yrityksistä huolimatta. Usein toimittajilla kuitenkin on jokin konkreettinen syy torjua yhteydenottoyrityksesi.

Listaamme ohessa kuusi yleistä syytä, joita et ehkä ole tullut ajatelleeksi.

1. Tarjoamasi jutunaihe ei yksinkertaisesti puhuttele lähestymääsi toimittajaa

Tarjositko uudesta pihviravintolasta kertovaa juttua toimittajalle, joka on erikoistunut kirjoittamaan vegaanisesta ruuasta? Tai ehkä lähestyit lääketieteellisellä uutisella täysin eri erikoisalaan vihkiytynyttä journalistia? Toimittajakontaktoinnissa kannattaa kiinnittää huomiota pieniinkin yksityiskohtiin, sillä usein juuri ne ratkaisevat päätyykö yhteydenottosi ö-mappiin vai työn alle.

Tee näin:

Hyödynnä mediatietokantaa rajataksesi kohteenasi olevat toimittajat esimerkiksi aihealueen, maantieteellisen alueen tai yleisötyypin perusteella. Tutki lisäksi yksittäisiä medialähteitä ja toimittajia tarkemmin, jotta löydät yhteydenotollesi tarjoamasi jutunaiheen kannalta kaikkein sopivimmat vastaanottajat.

2. Toimittaja on hiljattain kirjoittanut samasta aiheesta

Toimittajat eivät mielellään kirjoita lyhyen ajan sisään samanaiheisia tai -sisältöisiä juttuja, ellet sitten pysty tarjoamaan jo julkaistuun juttuun uusia käänteitä tai näkökulmia. Tuolloinkin kannattaa varautua odottamaan, kunnes toimituskalenterissa on jälleen tilaa kyseiselle aihealueelle.

Tee näin:

Seuraa tarkasti yrityksellesi tärkeiden toimittajien työtä sekä sosiaalisen median postauksia. Näin pysyt ajan tasalla siitä, millaisista aiheista kohderyhmääsi kuuluvat toimittajat mielellään kirjoittavat sekä millaisia asioita he seuraavat, kommentoivat ja jakavat omissa verkostoissaan. Samalla opit, mitä aiheita ja näkökulmia sinun kannattaa heitä lähestyessäsi välttää.

3. Toimittajalla ei oikeasti ole juuri nyt aikaa

Voi hyvinkin olla, että lähestyt toimittajaa juuri tärkeän deadlinen painaessa päälle. Tai kenties viestisi ei erotu riittävän hyvin inboxissa, joka sisältää 1263 lukematonta sähköpostia. Jotkut kontaktoimistasi toimittajista eivät välttämättä ikinä ehdi lukea viestejäsi, sillä he vastaanottavat peräti 80-100 yhteydenottoa päivässä.

Tee näin:

Otsikoi viestisi niin, että se erottuu joukosta ja herättää välittömästi toimittajan huomion. Älä yritä olla liian näppärä tai kikkailla sanoilla, vaan esitä selkeästi mitä olet tarjoamassa enintään 50 merkkiin tiivistettynä. Lisää vinkkejä tiedotteesi muotoiluun löydät täältä.

4. Et tarjoa uutista yksinoikeudella

Toimittajat raportoivat mielellään asioista ensimmäisenä, minkä vuoksi skuupit yleensä saavat hyvän vastaanoton. Vastaavasti kontaktointisi ei tee vaikutusta, jos toimittaja näkee viestistäsi sinun lähettäneen saman juttuaiheen massapostituksena samanaikaisesti kymmenille tai jopa sadoille kollegoilleen. Jos myös itse viestin muotoilusta käy selvästi ilmi, että vastaanottajia on useita ja kaikille tarjotaan ”yksinoikeutta” uutiseen, jää viestisi lähes varmuudella huomioimatta.

Tee näin:

On tärkeää kunnioittaa toimittajien aikaa ja osoittaa, että tarjoat heille vain huolella valikoituja juttuaiheita – mieluiten yksinoikeudella. Aloita siis kohderyhmäsi tärkeimmästä toimittajasta ja tarjoa tälle yksinoikeutta tarinaasi. Jos vastaus on kielteinen, käy läpi seuraavaksi tärkeimpinä pitämäsi toimittajat ja medialähteet ja toista tarjouksesi, kunnes löydät aiheesta kiiinnostuvan tahon. Tämä ns. “slow PR” -lähestysmistapa toki vie oman aikansa, mutta tuottaa pidemmällä aikavälillä parempia tuloksia kohdennetun medianäkyvyyden ja yrityksellesi keskeisissä medialähteissä julkaistujen laadukkaiden artikkelien muodossa.

5. Lähetit sähköpostiviestisi mukana ei-toivottuja liitteitä

Sähköpostin liitetiedostot olivat uusinta uutta vuonna 1998, mutta tänä päivänä ne ovat sekä vanhanaikaisia että usein myös nykyisten tietoturvakäytäntöjen näkökulmasta haitallisia. Liitteellä varustettu sähköpostiviesti jumittuu helposti ns. spam-filtteriin tai ohjautuu suoraan vastaanottajansa roskapostiin vieden huolellisesti valmistellun yhteydenottosi mukanaan.

Tee näin:

Hyödynnä multimedian ja tiedotemateriaalin säilytykseen brändättyä uutishuonetta (kuten Cisionin ylläpitämät omat sivut Cision News -portaalissa) tai luo omille kotisivuillesi medialle suunnattu osio materiaaleja varten. Näin yritystäsi koskevat kuvat ja lisätiedot ovat jatkuvasti lehdistön edustajien ulottuvilla, eikä artikkelin kirjoittaminen edellytä toimittajilta erillisiä aikaa vieviä materiaalipyyntöjä.

6. Kirjoitit toimittajan nimen väärin

Älä lähetä toimittajalle kirjoitus- ja kielioppivirheitä sisältäviä yhteydenottoja! Kiinnitä erityistä huomiota toimittajan nimen oikeinkirjoitukseen. Kirjoitusvirheet näyttävät epäammattimaisilta eivätkä anna hyvää kuvaa edustamastasi brändistä.

Tee näin:

Hyödynnä käyttämäsi tekstinkäsittelyohjelman tarjoamia kirjoitusasun tarkistustoimintoja ja pyydä tarvittaessa myös kollegaa oikolukemaan viestisi ennen lähetystä. Oikeakielinen ja huolellisesti muotoiltu viesti antaa vastaanottajalleen sekä sinusta että yrityksestäsi luotettavan vaikutelman ja kertoo, että välität asiasta riittävästi panostaaksesi huolelliseen oikeinkirjoitukseen ja kirjoitusasun tarkistukseen.

Lisää vinkkejä tiedotteen läpimenon parantamiseen löydät tästä jutusta. Blogistamme löydät myös vinkkejä toimittajien pitchaamiseen sähköpostitse sekä lehdistötiedotteen oikeaan ajoittamiseen.

Ota yhteyttä ja pyydä esittely
Communicate Like Never Before.
Request A Demo