Mitä sijoittajaviestijän tulisi tietää ESEF-raportointimuodosta ja sen voimaantulosta?

Uusi yhtenäinen sähköinen raportointimuoto eli ESEF vaikuttaa sijoittajaviestintää hoitavien asiantuntijoiden työhön mahdollisesti jo vuoden 2020 tilinpäätöksestä alkaen. Koronapandemian vuoksi voimaantuloa saatetaan lykätä, mutta viimeistään nyt jokaisen pörssiyhtiön viestinnästä vastaavan tulisi perehtyä uusiin raportointivaatimuksiin.

Kysyimme Tekirin Marja Mäkiseltä, mikä ESEF on ja miten sen voimaantuloon tulisi varautua. Marja Mäkinen toimii Tekirissä yritys-, sijoittaja- ja talousviestintään erikoistuneena konsulttina.

Mikä oikeastaan on ESEF ja miten se muuttaa pörssiyhtiöiden vuosikertomuksia koskevia vaatimuksia?

ESEF on lyhenne European Single Electronic Format – Eurooppalainen yhtenäinen sähköinen raportointimuoto, joka on alun perin ollut tarkoitus tulla voimaan listayhtiöille kuluvan vuoden, 2020, tilinpäätöksistä alkaen. Mutta kuten moneen muuhunkin asiaan, niin korona on vaikuttanut myös sähköisen raportoinnin käyttöönottoon. Näin ollen raportoinnin muutos näyttäisi tällä hetkellä lykkäytyvän, mahdollisesti siten, että käyttöönotto olisi pakollista vasta vuoden kuluttua, eli vuoden 2021 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen osalta.

EU:n jäsenvaltiolla on kuitenkin mahdollista maakohtaisesti käyttää optio ja ottaa ESEF käyttöön jo alkuperäisessä aikataulussa. Suomessa Valtiovarainministeriö ja Finanssivalvonta seuraavat tilanteen kehittymistä ja tekevät päätöksen aikataulusta. Ja lykkäyksenkin toteutuessa yhtiöt voivat valita julkistavansa ESEF-muotoisen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen jo vuodelta 2020.

ESEF-raportointimuoto vaikuttaa yritysten tilinpäätöksen ja hallituksen toimintakertomuksen julkistukseen. Näistä dokumenteista julkistetaan samanaikaisesti muun tilinpäätösmateriaalin (yleisesti pdf) kanssa XHTML-muotoiset tiedostot, joissa ensivaiheessa päälaskelmien (tuloslaskelma, tase, rahavirta, oma pääoma) luvut on merkitty XBRL-koodeilla. Kaikki tiedostot toimitetaan tuttuun tapaan samanaikaisesti pörssin tiedotevarastoon, FIVA:an, keskeisille tiedotusvälineille ja julkistetaan yhtiön omilla verkkosivuilla. Vaatimus ei koske osavuosikatsauksia eikä tilinpäätöstiedotteita.

Miksi tällainen muutos toteutetaan?

Muutos lähti liikkeelle jo vuonna 2013 läpinäkyvyysdirektiivin myötä, jonka oli tarkoitus yhtenäistää raportoinnin läpinäkyvyysvaatimuksia. Lain tavoitteena oli tehdä raportointi helpommaksi liikkeeseenlaskijoille, ja helpottaa tietojen saantia, analysointia ja vertailua.

Yhtenäisessä sähköisessä raportointimuodossa XBRL-koodein merkittyjen dokumenttien käsittely voidaan automatisoida ja tiedon analysoinnissa voidaan käyttää esim. tekoälyä. Tätä tulevat hyödyntämään talousraportteja käyttävät tahot, kuten analyytikot ja sijoittajat, pörssi, rating-tahot, media, eri tilastokeskukset jne. Automatisointi mahdollistaa suurten datamassojen käsittelyn, nopeuttaa ja varmentaa tiedonkeruuta ja tarkentaa analytiikkaa.

Miten nämä uudet vaatimukset tulevat vaikuttamaan suomalaisiin pörssiyhtiöihin ja heidän viestintäänsä?

ESEF-vaatimukset vaikuttavat yhtiöissä erityisesti sisäisiin raportointiprosesseihin. Vaatimukset on mahdollista täyttää sisäisestä näkökulmasta jatkamalla pääosin totutun prosessin mukaisesti ja tehdä koodaukset päälle dokumenttiin, toisena ääripäänä on ottaa käyttöön laaja, koko XBRL-kielistä raportointiprosessia tukeva järjestelmä, jonka kautta raportit luodaan – tai sitten jotain tältä väliltä.

Raportoinnissa automatisointi parantaa tehokkuutta, vähentää virheiden mahdollisuutta ja nopeuttaa eri työvaiheita. Myös tietoturvallisuus parantuu kun dokumenttiin voi työstövaiheessa antaa oikeuksia rajatusti. Lisäksi raportointiin osallistuvien eri toimintojen, kuten talouden, sijoittajasuhteiden ja viestinnän yhteistyö sujuvoituu.

Miten pörssiyhtiöiden viestinnän tulisi nyt ottaa tuleva muutos toiminnassaan huomioon?

Keskeisin muutos on se, että pdf-muotoinen raportti ei jatkossa täytä raportoinnin vaatimuksia.

ESEF ei vaikuta tilinpäätöksen tai toimintakertomuksen sisältöön tai julkistamisaikatauluun, vaan julkistettavan tiedon muotoon. Yhtiöt voivat itse päättää, missä laajuudessa ottavat XBRL-raportoinnin käyttöön, esim. vaadittujen tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen lisäksi myös CG-statementissa, ei taloudellista tietoa koskevassa selvityksessä tai muissa vapaaehtoisissa tiedoissa.

Jos yhtiöissä ei vielä olla aloitettu valmistautumista tulevaan muutokseen, niin nyt olisi hyvä aloittaa. Taggaus-palvelujen ja -järjestelmien tarjoajia on useita ja järjestelmien laajuuksissa ja tämän myötä myös kustannuksissa on isoja eroja. Laajuus vaikuttaa myös muutoksiin yhtiön sisäisissä prosesseissa, joiden suunnittelu vaatii oman aikansa ja hiomisensa. Järjestelmiin tutustumisesta on siis hyvä aloittaa. Hyödyllistä apua voi saada myös muiden yhtiöiden kollegoja haastattelemalla ja heidän kokemuksistaan oppimalla.