Yhä useampi yritys joutuu perumaan tapahtumiaan koronaepidemian vuoksi. Nyt onkin oikea aika miettiä, voisiko yleisölle jakaa tietoa webinaarien avulla.

Falcon.io on sosiaalisen median hallintaan tarkoitettu työkalu, jonka pääkonttori sijaitsee Tanskassa. Falconilla on jo useiden vuosien kokemus webinaareista ja siitä, mikä toimii ja kuinka yleisimmät virheet on mahdollista välttää. Keskustelimmekin Falcon.io:n tapahtumatuotannosta vastaava Dino Kuckovic jakaakin tässä artikkelinsa parhaat vinkkinsä webinaareihin.

Mitkä ovat mielestäsi webinaarien suurimmat edut verrattuna perinteisiin tapahtumiin?

Dino Kuckovic, Director of Events at Falcon.io

Rehellisyyden nimissä on todettava, että puheluiden, etätapaamisten ja sähköpostikampanjoiden maailmassa nautin ihmisten tapaamisesta kasvokkain. Mikään ei voita syvällistä naamatusten käytyä keskustelua ja mielestäni meidän kaikkien tulisi oppia laskemaan älylaitteet hetkeksi käsistämme.

Mutta webinaareissa on myös puolensa. Niiden kautta asiakkaat ja yleisö on helppo tavoittaa ja sisältö säilyy saatavilla pidempään kuin perinteisessä tapahtumassa. Oli webinaari sitten suora lähetys tai nauhoite, se on mahdollista jakaa esimerkiksi omilla verkkosivuilla ja sisältöä on helppo levittää kaikissa viestintäkanavissa.


Mitä eroa on webinaarin ja perinteisen livetapahtuman järjestelyissä?

Suurin ero on teknisessä osuudessa. Tekniikan ja sovellusten toimivuus on webinaarissa ehdottoman tärkeää. Kun webinaari tehdään oikein, osallistujat eivät näe taustalla tehtävää työtä, jossa järjestäjät operoivat klikkauksia ja useita välilehtiä samaan aikaan.

Miten tähän sitten valmistaudutaan? Järjestä kenraaliharjoitus, jossa varmistat tekniikan toimivuuden, tarkista mahdollisten kyselyiden toiminta, suunnittele etukäteen kuka operoi chattia ja ohjaa kysymykset oikeille henkilöille ja kuka antaa puhujille taustatietoa webinaarin kulusta itse esityksen aikana. Nämä tekniset kysymykset ovat tärkeitä, sillä ne varmistavat tapahtuman sujuvuuden ja sen, että yleisö jaksaa keskittyä itse aiheeseen.


Mitkä ovat yleisimmät virheet, joihin brändit sortuvat webinaareja järjestäessään ja miten nää virheet voisi välttää?

Ensimmäinen mieleen tuleva asia on hiljaisuus! Viha on aika voimakas sana, mutta tässä yhteydessä käytän sitä. Vihaan sitä, kun webinaarin järjestäjä yhtäkkiä hiljenee. Yleensä syyt ovat ihan hyväksyttäviä, ilmenee teknisiä ongelmia, WiFi-yhteys katkeaa, kyselytoiminto ei toimi jne. Yleisön ei kuitenkaan tulisi nähdä näitä ongelmia.

Kaikkia tilanteita ei voi välttää ja jos yhteys katkeaa tai esiintyjä putoaa linjoilta, silloin asiaa täytyy selvittää. On kuitenkin tärkeää, että joku ottaa ohjat tässä kohtaa myös yleisön suuntaan. Toinen esimerkki ovat webinaarin aikana yleisölle esiteltävät kyselyt. Järjestäjän tulisi aktiivisesti tulkita yleisön vastauksia ja heidän esittämiään kysymyksiä. On aina parempi reagoida kysymyksiin ja mahdollisesti muuttaa käsikirjoitusta lennossa. Kysymykset ja vastaukset saattavat tarjota myös hyviä ratkaisuja puheenvuorojen luontevasta siirtämisestä puhujalta toiselle.


Kun webinaari on ohi, miten sisällön jakelu ja follow up -viestit kannattaisi hoitaa?

Yksi yleisimmin kuultavista kysymyksistä webinaarin aikana on: “ovatko materiaalit jossakin saatavilla tämän jälkeen?”. Meillä onkin tapana lähettää follow up -sähköpostit webinaarin jälkeisenä aamuna. Tämä antaa meille aikaa tehdä tarvittavat muutokset laskeutumissivulle ja editoida itse nauhoitus jaettavaan muotoon. Tämä on tärkeää, sillä moni ilmoittautuu webinaariin juuri sillä ajatuksella, että aikoo katsoa sen myöhemmin.


Onko sinulla antaa lukijoillemme jotain yleisiä ohjeita webinaarien järjestämiseen liittyen?

Inhimillisyys on tärkeintä! Olen itse rakentanut webinaarimme huumorin ja mieleenpainuvien keskustelujen varaan. Näin ihmiset palaavat webinaareihimme aina uudelleen. Ajankohtaisiin ja vahvoihin aiheisiin perustuvat webinaarit auttavat rakentamaan ajatusjohtajuutta ja sitä kautta menestystä, mutta toisaalta monotoninen ja kuiva tunnelma saattaa nopeasti pilata koko kuvion.

Iida-Emilia.lehtonen@cision.com'

About Iida-Emilia Lehtonen

Iida tuottaa sisältöä Cisionin blogiin ja uutiskirjeeseen. Hän on kiinnostunut etenkin strategisesta sisällöntuotannosta, viestinnän mittaamisesta sekä analytiikan hyödyntämisestä viestinnän suunnittelussa.