Toimittajien tavoittaminen ja tiedotteiden näkyvyys ovat jatkuvasti viestinnän ammattilaisten mielessä. Hyvä uutinen on se, että Cisionin vuosittain julkaiseman State of the Media 2019 -tutkimuksen mukaan toimittajat kokevat hyvät suhteet viestinnän ammattilaisiin entistä tärkeämmiksi. Media siis lähtökohtaisesti toivoo viestijöiltä yhteydenottoja. Huono uutinen viestinnän kannalta on kuitenkin se, että toimittajat kokevat relevanteiksi alle 25 prosenttia pitchauksista.

Suomalaiset toimittajat saavat sähköpostiinsa päivittäin jopa 100 yhteydenottoa eri organisaatioiden viestintätiimeiltä. Tämä on tietysti huono uutinen viestinnän kannalta, sillä tiedotteiden paljous tekee erottumisesta vaikeaa. Toisaalta hyvä uutinen on pitchausten huono laatu. Suurin osa sähköposteista ja tiedotteista on toimittajien kannalta turhia. Jos siis onnistut tekemään toimittajalle relevantin juttuehdotuksen, ovat mahdollisuutesi näkyvyyden saavuttamiseen hyvät.

Kuinka toimittajat sitten tavoitetaan ja mediahuomio maksimoidaan? Tässä Cisionin parhaat vinkit.

Hyvin kirjoitettu tiedote on kaiken perusta

Lehdistötiedote on yhä viestinnän perusta. Suurin osa viestinnän ammattilaisista kirjoittaa lehdistötiedotteen rutiinilla, mutta toisinaan kokeneenkin tiedottajan kannattaa tarkistaa, että omat tiedotteet on optimaalisesti kirjoitettu. Tärkeitä asioita ovat etenkin uutiskoukun kirjoittaminen tekstin alkuun sekä muutaman sitaatin lisääminen tekstiä elävöittämään. Myös painokelpoiset kuvat ja spokespersonin yhteystiedot ovat tärkeitä asioita tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamisessa.

Cision on laatinut kätevän vinkkilistan avuksi entistä parempien tiedotteiden kirjoittamiseen. Pääset lataamaan listan ilmaiseksi täältä.

Ajoita tiedote oikein

Tiedotteen ajoittamisen suhteen hyvä nyrkkisääntö on tämä: mitä tärkeämpi uutinen, sitä vähemmän merkitystä ajoituksella on. Toimittajat tarttuvat isoihin uutisiin, vaikka tiedote olisikin lähetetty perjantaina kello 15.30. Jos kyseessä on pienempi uutinen, kannattaa ajoituksellekin uhrata muutama ajatus. Aamu on usein paras aika tiedottamiselle, mutta toisaalta moni yritys ajoittaa tiedotteensa kello yhdeksäksi – erottuminen voi siis olla vaikeaa. Kannattaakin mahdollisuuksien mukaan ajastaa tiedote jo aikaisemmaksi tai vaihtoehtoisesti odottaa pahimman aamuruuhkan olevan ohi ja ajastaa tiedote lähtemään esimerkiksi kello 10.

Pidemmän tekstin tiedotteiden ajoittamisesta pääset lukemaan täältä.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Erityishuomio kohdentamiseen

Monesti yritys käyttää paljon aikaa ja vaivaa hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, mutta tiedotteen jakamiselle ei välttämättä uhrata ajatustakaan. Sen sijaan, että pitchaisit oman yrityksesi uutisia ja omaa asiantuntijuuttasi kaikille Suomen toimittajille, mieti hetki omia tavoitteitasi.

Kenet oikeastaan haluat tavoittaa uutisellasi? Kenen haluat lukevan sitaattisi? Toimiiko yrityksesi kansainvälisellä, mutta kapealla toimialalla? Kiinnostaako tiedotteesi lähinnä paikallista yleisöä? Vai olisiko lausunnossasi ainesta valtakunnallisen lehden pääuutiseksi?

Kun olet miettinyt omia tavoitteitasi ja määritellyt kohdeyleisösi, käytä aikaa oikeiden kontaktien etsimiseen. Luo lista niistä toimittajista, vaikuttajista ja medioista, joiden kautta uskot tavoittavasi yleisösi parhaiten

Ole avulias ja helposti saavutettavissa

Kun sitten olet lähettänyt hyvin laaditun tiedotteen tarkkaan valitsemillesi toimittajille ja vielä oikeana ajankohtana, voit onnitella itseäsi. Työsi ei kuitenkaan vielä ole ohi. Nyt tehtäväsi on toivoa toimittajan yhteydenottoa. Lähes kaikki toimittajat haluavat juttuihinsa muutakin kuin vain valmiin tiedotteen. He toivovat haastattelua. Siksi on tärkeää lisätä tiedotteeseen mahdollisen haastateltavan yhteystiedot ja mielellään myös omat yhteystietosi. On tärkeää myös olla mahdollisimman hyvin toimittajan tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen. Kun autat toimittajaa jutunteossa parhaasi mukaan, hänelle jää hyvä kuva sinusta ja edustamastasi yrityksestä. Näin voit odottaa haastattelupyyntöjä myös tulevaisuudessa.

Vaali suhteitasi mediaan

Jos tahdot tehdä mediahuomion eteen vieläkin enemmän, voit itse pyrkiä aktiivisesti rakentamaan parempia suhteita toimittajiin ja mediaan. Siihen löydät enemmän vinkkejä tästä tekstistä.

Kuuntele alta myös päätoimittaja Saila-Mari Kohtalan vinkkejä viestinnän ammattilaisten ja toimittajien väliseen yhteistyöhön. Halutessasi voit myös lukea podcastista kirjoitetun tekstin täältä.

Iida-Emilia.lehtonen@cision.com'

About Iida-Emilia Lehtonen

Iida vastaa Cision Finlandin markkinoinnista ja viestinnästä. Hän on kiinnostunut etenkin strategisesta sisällöntuotannosta ja siitä, miten analytiikkaa voi hyödyntää viestinnän mittaamisessa ja kehittämisessä.